Assistenz der Projektleitung (m/w/d)

Ab dem 01.04.2025 starten wir das innovative Projekt “VisualGPT”, das KI-basierte Lösungen entwickelt, um schriftsprachliche Inhalte in visuelle Lernmaterialien für Gehörlose zu transformieren. In Zusammenarbeit mit angesehenen Partnern schaffen wir eine Plattform, die DGS und visuelle Elemente integriert, um Bildung barrierefreier und inklusiver zu gestalten.

Für dieses spannende und zukunftsweisende Projekt suchen wir eine Assistenz der Projektleitung (m/w/d) in Teilzeit (10h bis 30h pro Woche), die uns tatkräftig unterstützt und eine wichtige Rolle in der Organisation und Koordination übernimmt.

Deine Aufgaben

• Unterstützung der Projektleitung:
  Assistenz bei der Planung, Organisation und Koordination des Projekts, Unterstützung bei der Kommunikation mit Projektbeteiligten und der Sicherstellung eines reibungslosen Projektablaufs.

• Unterstützung der Projektleitung:
  Verwaltung und Organisation von Dokumenten, Daten und der Projektdokumentation, Pflege von Verträgen, Kooperationsvereinbarungen und weiteren relevanten rechtlichen Dokumenten des Drittmittelprojekts.

• Budgetverwaltung:
  Unterstützung bei der Überwachung von Ausgaben und Einnahmen, Verwaltung von Buchungen und Belegen, Zusammenarbeit mit der DRV KBS bei Mittelabforderungen und -abrechnungen, Anlaufstelle für finanzielle Fragen der Projektbeteiligten.

• Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit:
  Pflege und Verwaltung externer Kommunikationskanäle wie der Projektwebsite, Social Media-Plattformen und E-Mail-Verteiler. Erstellung von Informationsmaterialien für Mitarbeitende und externe Zielgruppen sowie Unterstützung bei der Aufbereitung und Veröffentlichung von Inhalten.

• Veranstaltungsorganisation:
  Unterstützung bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen wie Fachtagungen, Beiratssitzungen, Meetings und Workshops. Dazu gehören die Organisation von Tagungsorten, die Erstellung von Handouts und die Anfertigung von Protokollen und Präsentationen.

• Administrative Aufgaben:
  Übernahme allgemeiner organisatorischer und administrativer Tätigkeiten wie Terminplanung, Reiseorganisation, Beschaffung von Büromaterialien und Unterstützung bei der Dokumentation und Berichterstellung.

• Technische Unterstützung:
  Bereitstellung technischer Unterstützung in den Bereichen Internet, Microsoft Office, Hardware und anderen digitalen Tools.

• Medienbearbeitung:
  Videoschnitt und Aufbereitung von aufgezeichneten Beiträgen aus Projektveranstaltungen für interne und externe Kommunikationszwecke.

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder fortgeschrittenes Studium der Betriebswirtschaftslehre (BWL) bzw. eine vergleichbare Qualifikation

• Erste Berufserfahrung in der administrativen Unterstützung oder Projektassistenz, vorzugsweise im Umfeld von Drittmittelprojekten oder der Zusammenarbeit mit verschiedenen Partnern

• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen (insbesondere Excel und Word) sowie Erfahrung mit Projektmanagement-Tools

• Grundlegende Kenntnisse in der Budgetverwaltung und Finanzbuchhaltung

• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, komplexe Aufgaben zu koordinieren

• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift sowie die Fähigkeit, Informationen zielgruppenorientiert aufzubereiten

• Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und ein serviceorientiertes Auftreten

• Flexibilität und Belastbarkeit, insbesondere bei der Betreuung von Veranstaltungen

• Interesse an Inklusion und der Arbeit an einem Projekt mit sozialer und gesellschaftlicher Bedeutung

• Kenntnisse in der Arbeit mit digitalen Tools zur Verwaltung von Dokumenten und Verträgen sind von Vorteil

Wenn Du an dieser interessanten und abwechslungsreichen Aufgabe interessiert bist, freuen wir uns über Deine Interessensbekundung. Die Gehaltsstruktur orientiert sich am Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L).